[업무예절] 업무메일 보낼때, 지켜야할 예절, 예의가 있을까요?

"뭐 이런 사람이 다 있어?"라는 말을 듣지 않는 이메일 작성법

혹시 알고 계셨나요?
대부분의 업무는 사실상 '이메일'로 처리된다는 사실을요.

특히 공공기관이나 공기업처럼 공직에 종사하는 분들은 전화보다 이메일을 소통 수단으로 더 선호합니다.
(물론, 100% 그렇다는 건 아니지만요!)

그 이유는 무엇일까요?

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1. 이메일을 선호하는 이유

(1) 증거를 남길 수 있습니다

이메일은 업무 처리 과정의 '근거'가 됩니다.
누군가의 잘못을 "잡았다 요놈!" 하기 위한 게 아닙니다.

업무를 하다 보면 누구나 까먹거나 실수할 수 있기 마련인데요,
그런 일이 생겼을 때 이메일이 증거로 남아 나중에 오해를 줄이고 정확한 처리를 할 수 있습니다.

(2) 우선순위 설정이 쉽습니다

공공기관은 일손이 늘 부족합니다.
일손이 많아진다는 건 인건비가 늘어난다는 뜻이고, 결국 세금 낭비로 이어질 수 있기 때문입니다.

그래서 동시에 많은 업무가 몰리면, 반드시 우선순위를 정해야 하는데요.
이메일로 들어온 업무들은 목록화가 쉬워, 이 우선순위 설정이 훨씬 수월해집니다.

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2. 그렇기에 이메일 예절이 중요합니다

이메일을 많이 사용하는 만큼,
예의 없는 이메일은 상대에게 굉장히 나쁜 인상을 남깁니다.

그럼, 좋은 인상을 주는 이메일은 어떻게 써야 할까요?

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3. 좋은 인상을 남기는 이메일 작성법

(1) 도입부: 제목과 인사말

- 제목은 간단명료하게

이메일 제목은 간결하고 명확해야 합니다.

예를 들어,

• "사업계획서 제출"
• "업무협약을 위한 관련 서류 제출"

처럼 핵심만 담은 제목이 좋습니다.

여기에 약간의 센스를 더하면, 더 좋습니다.
예를 들어,

• "[(주)블로그] 사업계획서 제출"

처럼 회사명을 괄호 안에 함께 넣으면,
나중에 이메일을 검색할 때도 쉽게 찾을 수 있습니다.

※ 참고:
일부에서는 "~의 건" 같은 표현(예: "사업계획서 제출의 건")을 쓰기도 합니다.
하지만 요즘 이메일에서는 다소 구식으로 여겨지기 때문에, 굳이 사용할 필요는 없습니다.

- 인사말은 짧고 깔끔하게

"안녕하십니까. (주)000의 000대리입니다."
정도의 인사로 충분합니다.

가끔 약간 감성적인 문구를 덧붙이는 경우도 있는데요,
나쁘지는 않지만 과하면 오히려 독이 될 수 있습니다.

개인적으로 추천드리는 방법은,
도입부에서는 담백하게,
감성 한 스푼은 이메일의 마지막에 살짝 얹는 것입니다.

<예시>
제목: [(주)0000] 2025년 000사업, 사업계획서 제출
본문:
안녕하십니까. (주)0000의 000대리입니다. 

(2) 본문 내용: 목적과 첨부파일의 간단 개요

- 메일을 쓴 목적

이메일을 쓴 목적을 깔끔하게 적어주어 메일을 보낸 경위를 설명합니다. 

제목의 내용을 한번 더 적어주는 정도라고 보시면 됩니다. 

 

"2025년 000사업 관련하여 사업계획서를 제출합니다."

라거나 혹은 먼저 받은 이메일 혹은 공문이 있다면

 

"지난 3일에 보내신 "2025년 000사업 사업계획서 제출 요청" 메일과 관련하여 사업계획서를 제출합니다."

라는 식으로 내가 메일을 보내는 근거를 밝혀주면 더 좋겠지요. 

 

- 첨부파일에 대한 간단한 설명

그리고 첨부한 내용이 길 경우 요약하여 간단하게 알려주는 것도 좋은 방법입니다. 

 

예를 들어서, 2025년 000사업 관련하여 리서치한 결과 보고서를 제출하는 메일이라면

 

해당 내용을 짧게 요약하여 첨부파일에 대한 내용을 안내하는 겁니다. 

 

"2025년 000사업 참여자들 대상 리서치를 2025. 5. 1. ~ 5. 30. 약 한달간 100명을 대상으로 진행하였습니다."

"조사 결과, 평점 4.8점으로 매우 높은 만족도를 보였으나 교육 환경에 대한 개선점의 지적사항이 있었습니다."

"이에 리서치 결과 및 환경 개선 제안을 보고서에 작성하여 두었으니 세부 내용은 첨부파일 확인 부탁드립니다."

 

정도로 짧게 요약하면, 어떤 내용인지 담당자가 머리 속으로 알고 있는 상태에서 파일 내용을 더 잘 파악할 수 있을 것입니다. 

 

위 내용을 표로 정리해서 작성하는 것도 방법입니다. 

 

-조사기간: 2025. 5. 1. ~ 5. 30.(약 한달)

-조사결과: 4.8/5.0점

-특이사항: 교육 환경에 대한 개선 필요 지적 다수 발생

*세부내용은 붙임문서 참조

<예시>
안녕하십니까. (주)0000의 000대리입니다. 
지난 4월에 주신 '수정사업계획서 제출 요청'과 관련하여 수정사업계획서를 제출하니, 업무에 참고하여 주시기 바랍니다. 

수정사항은 아래와 같습니다 .
1. 사업 추진 기간
2. 예산(인건비)
3. 행사 내용 추가 

 

(3) 마무리: 간단한 인사

- 가장 형식적인 인사

형식적이라는게 꼭 나쁜 것은 아닙니다. 

그냥 가장 보편적으로 쓰이는 것이니까요. 

 

"자세한 내용은 첨부파일을 참조하여 주시기 바랍니다. "

"내용 확인 부탁드립니다."

 

정도의 얘기를 전한 후, "감사합니다." 정도의 말로 끝내면 가장 무난합니다. 

 

- 약간의 친밀감을 넣는 것도 좋은 방법

아무래도 친근하게 인사를 해서 나쁠건 없겠죠

 

"날씨가 많이 춥습니다. 건강 조심하시기 바랍니다."

"봄이 성큼 다가왔네요. 기분좋은 오후 되시길 바라겠습니다:)"

정도의 가벼운 인사말은 부담스럽지도 않고

기분도 좋아질 수 있는 정도의 마무리일 것 같습니다.

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예의 바른 사람은 적어도 어디서 욕먹지는 않죠

사람이 좀 딱딱해 보인다거나 할 수는 있지만

예의차리는 사람을 욕하는 사람은 잘 없죠. 

 

하지만 기본 예절도 없는 경우에는 100이면 100 전부 욕을 먹습니다. 

 

이메일 예절은 잘 지키셔서 좋은 인상 남기시길 바라겠습니다. 

 

 

오늘도 도움이 되셨길 바랍니다. 

 

감사합니다.