[공문 작성법] 보낸 방법은? 받는 사람이 여러명이면?

공문을 보내려는데 받는 사람이 여러명이면요?

아, 열심히 공문을 작성했는데 공문을 받는 사람 설정을 어떻게 하는지 모르면 난처하죠. 

 

특히 받는 사람이 둘 이상이면 어떻게 해야 하는지 참 곤란합니다. 

 

오늘은 공문을 보내는 방법에 대해 다양한 부분을 알아보도록 하죠. 

 

 

깔끔하게 잘썼네! 소리 듣는 공문 작성법(공문 작성 실전편)

 

자, 공문 작성에 대한 기본 지식은 위에 깔끔하게 적어두었으니까

 

바로 알려드리죠.

 

case 1) 공문 보내는 방법은요?

이 글을 읽고 계신 여러분은 공공에서 일하시나요? 민간에서 일하시나요?

그 답에 따라 결론은 다르게 납니다. 

 

1. 공공에서 일하는 경우

 - 선배에게 물어보시면 됩니다. 전자문서 송신 시스템이 있을거에요. 해당 시스템을 통해서 전자문서로 송달하면 됩니다. 

 

2. 민간에서 일하는 경우

 - 더 쉽습니다. 담당자의 이메일로 보내시면 됩니다. 예를 들어서 서울시청 교육지원과에 보내는 공문이라고 하면 해당 과에 있는 담당자 이메일로 공문을 보내시면 됩니다. 이메일은 담당자에게 문의하시면 됩니다. 

 

case2) 공문을 잘못보냈어요!

걱정 마세요. 수정공문을 보내시면 됩니다. 담당자에게 양해 말씀 구하시고 새로운 공문을 보내시면 됩니다. 

 

case3) 공문에 직인을 안찍어서 보냈는데 괜찮을까요?

공문에 직인은 해당 공문의 공신력을 유효하게 만드는 역할을 합니다. 

즉, 직인이 없으면 공문으로써의 효력이 없습니다. 

하지만 보통 이런 경우에 담당자가 직인을 찍어서 다시 달라고 할테니 너무 걱정마세요. 

아래에 직인과 관련된 여러가지 내용을 작성해두었으니 참고하시구요. 

 

<공문 작성법> 공문에 직인을 생략해도 괜찮을까?

 

case4) 여러명한테 공문을 보내야 하는데 어떻게 하죠?

공문을 여러명한테 보내신다면 민간기업이 아닌 공공기관일 가능성이 높군요!

이 경우에는 수신에는 "수신자 참조"라고 쓰시고, 하단에 받는 사람을 쭉 나열하면 됩니다. 

 

100명이라면 100명 모두 쓰셔도 됩니다. 

다만, 만약 너무 많다. 그리고 같은 내용이라고 한다면

'000사업 참가자'라는 식으로 뭉뚱그려서 수식에 넣고 메일로 보내는 것도 가능합니다. 

약간의 센스를 추가로 발휘한다면
메일로 보내는 경우 개별로 보내는 것이 좋습니다. 
단체메일로 보낼때 모두에게 동시에 보내면 다른사람의 메일주소가 노출되기 때문에 꺼려하는 경우가 있습니다. 
따라서 이경우에는 개별로 보내기를 체크하셔서 한명씩 받을 수 있도록 하시는게 업무 매너라고 할 수 있겠습니다. 

 

 

공문 보내는게 신경쓰여요.

당연하죠. 공문은 간단한 문서지만 가벼운 문서는 아닙니다. 

공문을 보내는 것은 책임을 지는 일이니까요. 

많이 알아보시고 신중하신 여러분이 정상적인 것이지

대충 하는 사람들이 정상이 아닙니다. 

 

이글을 읽으며 열심히 일하시는 모든 분들을 응원합니다. 

 

궁금하신 것은 언제나 댓글로 질문주세요. 

 

감사합니다.