호감을 사는 깔끔한 공문 작성법_이론편

공문으로... 달라고요?

사업에 선정이 되고, 사업 계획을 수정하다보면 공문으로 달라는 요청을 받으실 겁니다. 

그런데 민간기업 특히, 스타트업에서 공문을 써보실 일이 거의 없으시죠. 

자, 오늘은 공문에 꼭 들어가야할 내용과 지켜야할 형식을 알아보겠습니다.

 

1. 공문의 기본 구성 요소

• 수신: 공문을 받는 기관을 적습니다. (서울경제진흥원장, 서울시장 등 보통 해당 기관의 장을 적습니다.)
• 제목: 공문의 목적이나 내용을 간결하게 표현한 제목을 적습니다.(ex 2024년 000사업 사업계획 변경 승인 요청)
• 본문: 공문의 주요 내용과 목적을 명확하게 전달합니다. 필요한 경우 항목별로 나누어 정리합니다.
• 붙임: 공문에 첨부된 파일이 있을 경우, 첨부 파일의 목록이나 설명을 기재합니다.
• 서명 및 직인: 문서의 공식성을 나타내는 인감을 찍으시면 됩니다. 법인인감 혹은 대표자 도장을 찍으시면 됩니다. 
• 조사관: 민간기업의 경우 담당자 정도로 사용하지면 됩니다.
• 시행: 일반적으로 해당 문서 번호를 적게 됩니다. 민간기업에서는 그냥 문서 번호 정도로 기입하기도 합니다. 

2. 공문 형식의 세부 사항

• 본문의 구분: 공문의 본문은 일반적으로 논문의 형식과 동일하게 진행합니다. 1.2.3 순으로 가고, 하위 항목은 가.나.다. 그 하위 항목은 1),2),3) 그 하위 항목은 가)나)다)
• 문단 구분 및 간격: 일반적으로 하위항목으로 들어가게 되면 스페이스 두번 치고 들여쓰게 됩니다.

3. 내용

• 보통 기업에서 기관으로 보낼때는 '귀 기관의 무궁한 발전을 기원합니다.' 라고 1번에 적게 됩니다. 
• 그 후, 2번에 하고자 하는 말을 적습니다. 예를 들어 '2024년 사업에 대한 사업계획을 변경하고자 하오니 승인하여 주시기바랍니다.' 정도로 적게 됩니다. 
• 그 이후 하위 항목으로 변경된 사업 계획 내용을 적으시면 됩니다. 해당 내용을 사업마다 다르니 그때그때 맞게 사용해주시면 됩니다.

4. 붙임문서

• 붙임 문서의 경우, 공문에 적지 못하거나 제출하고자 하는 자료를 첨부하는 첨부 서류를 말합니다. 
• 붙임문서가 한개만 있을 경우, '붙임  사업계획서  1부.  끝.' 이런식으로 작성하시면 됩니다.
• 만약 여러개라면, 붙임 1. 사업계획서 1부. 
•                                      2. 정산 요청서 1부.  끝. 이런식으로 숫자를 늘려서 작성하면 됩니다. 
• 이 부분에 대해서는 실전편에서 다시 설명드리겠습니다.  

 

하나를 보면 열을 안다고... 

사실, 담당자는 적게는 몇개 혹은 수십, 수백개의 기업을 상대하게 됩니다. 그에 따라 행정적 절차를 위하여 공문을 요청하게 되는데... 보통 사업을 잘 하시는 분들은 공문도 잘 작성하여 주십니다. 보통은 서류도 깔끔하게 작성하여 주시죠. 그렇게 되면 담당자들도 사람인지라... 호감도가 확 올라갑니다. 

 

그러니, 여러분들도 깔끔한 공문을 통해 좋은 이미지를 심어주시기 바라겠습니다. 

 

항상 응원합니다. 

 

감사합니다.